Firma electrónica: qué es y para qué sirve

Entre desplazamientos y esperas, las transacciones y firmas en papel alargan la mayoría de procesos. La firma electrónica nace para agilizar estos procesos y adaptarlos al mundo online.

En este artículo, desglosamos la definición de la firma electrónica, los tipos que hay y respondemos a las principales dudas que despierta este concepto.

¿Qué es la firma electrónica?

Las firmas manuscritas son conceptos legales que declaran una intención de aceptar unos términos y condiciones. La firma electrónica cualificada es exactamente lo mismo, pero adaptada al mundo online. Por tanto, es la versión online de una firma en papel y forma parte del proceso de digitalización de las tareas cotidianas.

Una firma electrónica es la confirmación electrónica de que se acepta el contenido de un documento. Esta firma representa a un individuo y confirma su voluntad para aceptar una información.

Según el eIDAS, la firma electrónica se refiere al conjunto de «datos en formato electrónico
que se adjunta o asocia lógicamente con otros datos en formato electrónico y que es utilizado por el signatario a firmar».

En general, se trata de un concepto amplio, que abarca distintos tipos de medios electrónicos empleados para demostrar la validez y autenticidad de un documento.

IMPORTANTE

Los distintos tipos de firmas electrónicas (los tratamos a continuación) se adaptan a diferentes contextos. No obstante, es importante tener presente que solo las firmas electrónicas cualificadas (QES) tienen un efecto legal equivalente a las firmas manuscritas.

Tipos de firmas electrónicas

Según el eIDAS, nos encontramos con tres niveles de firma electrónica, en función del grado de requisitos que implican:

• La firma electrónica simple
• La firma electrónica avanzada
• La firma electrónica cualificada

⚠️ La firma electrónica en su versión simple (SES) no garantiza seguridad ni autenticidad. Ha de ir adquiriendo capas.

Ahondamos en estas definiciones:

Firma electrónica simple

Una firma electrónica se corresponde con la indicación expresa en formato electrónico de que el firmante está de acuerdo con una información determinada. Como, por ejemplo, el garabato de una firma trasladado a medios online.

Firma electrónica avanzada (AdES)

En la firma electrónica avanzada se integra el uso de certificados y claves criptográficas. De este modo, una firma electrónica avanzada:

• Está asociada de manera única al firmante.
• Identifica de forma inequívoca al firmante.
• Pertenece al firmante (el firmante tiene total control).
• Refleja si ha habido modificaciones desde la firma.

Firma electrónica cualificada (QES)

Una firma electrónica cualificada ha de:

• Estar asociada de manera única al firmante.
• Identificar de forma inequívoca al firmante.
• Pertenecer al firmante (el firmante tiene total control).
• Reflejar si ha habido modificaciones desde la firma.
• Haber sido creada por un dispositivo de firma cualificado.
• Basarse en un certificado cualificado para firmas electrónicas.

→ Un dispositivo de firma calificado es un tipo de hardware o software informático para crear una firmas electrónicas, que cumple con los requisitos del eIDAS. Estos dispositivos también se pueden utilizar a través de un proveedor, es decir, el firmante no tiene que tener el dispositivo.

→ Los certificados calificados son expedidos por proveedores públicos y privados, certificados como calificados según la autoridad nacional competente. Puedes consultar estos proveedores aquí: Explorador de listas de confianza

→ Más información sobre estas definiciones en el Artículo 3 del eIDAS.

Diferencia entre la firma electrónica y la firma digital

A menudo, «firma electrónica» y «firma digital» se usan como sinónimos, pero no lo son.

La firma electrónica es un concepto legal. Mientras que la firma digital es un concepto técnico.

Tanto la firma digital como la firma electrónica sirven para agilizar los tiempos de firma de documentos dentro de una empresa. Pero se diferencian en el nivel de seguridad y el propósito.
Ambas opciones son válidas para diferentes tipos de aplicaciones. Su principal diferencia es el nivel de fiabilidad y seguridad que aportan.

La firma digital constituye una mejor alternativa para firmar documentos legales, como un contrato de alquiler, por su nivel de precisión y exactitud. No obstante, como comentamos más arriba, requiere un certificado digital, por lo que implica mayores costes.

Por su parte, actividades más básicas, como las compras online, se relegan a la firma electrónica porque requieren autenticidad, pero no exigen tanta seguridad.

Ahondando, ¿qué es una firma digital?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica, que ofrece el máximo grado de autenticación y, por tanto, de seguridad. Esto se debe a que la firma digital está compuesta por dos claves. Una privada, cifrada, que identifica al propietario del archivo; y, una pública, derivada de la privada, que sirve para comprobar la autenticidad de la firma.

A grandes rasgos, una firma digital se diferencia de otros tipos de firmas porque se basa en la criptografía y está vinculada a un documento electrónico, emitido por una autoridad de certificación. Es decir, para la validación de su autenticidad, la firma digital requiere un Certificado Digital Público. De no estar vinculada a un certificado, no sería válida. Por su parte, la firma electrónica no se precisa nada, ya que, se trata de una categoría que se refiere a los modos de firmar un documento electrónico o de identificar a una persona.

→ El ETSI ha desarrollado las firmas digitales AdES y QES de acuerdo con el Reglamento eIDAS.

¿Para qué sirve la firma electrónica? ¿Cuándo se usa?

La firma electrónica sirve para firmar online cualquier tipo de trámite documento de forma remota y online, como: 

• Acuerdos de confidencialidad
• Firma de servicios
• Seguros
• Contratos de alquiler
• Contratos laborales
• Contratos de compra/venta 
• Autorizaciones 
• Formularios 
• Peticiones populares

En concreto, la firma electrónica cualificada, que tiene efectos jurídicos equivalentes a los de la firma manuscrita, puede utilizarse en cualquier situación, incluso transfronteriza, como por ejemplo:

• Contratos (compraventa, empleo, arrendamiento, seguros, etc.)
• Transacciones (comercio electrónico, banca en línea, etc.)
• Trámites administrativos (declaraciones de impuestos, solicitudes de partidas de nacimiento, etc.)

Ventajas de apostar por la firma electrónica. Por qué es importante

El mundo actual y futuro es un mundo digital. Los negocios ya están en línea, por lo que los contratos y trámites que firmábamos en papel hace unos años ahora se han pasado a la nube. 

Los datos que contienen siguen siendo igual de confidenciales. No obstante, los peligros y amenazas han aumentado. Las empresas y usuarios necesitan verificar la procedencia de sus documentos y cotejar que no hay modificaciones ni riesgos de manipulaciones.

Gracias a la firma electrónica, ya no es necesario desplazarse a un lugar solo para firmar documentación. Como se puede concluir, esta firma digitaliza los procesos comerciales y: 

• Ahorra costes operativos (de impresión, envío, copia, escaneo, almacenamiento, entre otros)
• Ahorra tiempos
• Elimina los riesgos de pérdida o extravío
• Facilita la edición de documentos y permite compartirlos en un clic
• Aumenta la seguridad de los procesos
• Mejora la experiencia de usuario

Beneficios para las empresas y administración pública

La firma electrónica es una herramienta que agiliza tareas cotidianas y reduce las pérdidas de tiempo, pero sobre todo, destaca por la seguridad que ofrece. Como venimos comentando, el contenido del documento electrónico firmado no se puede modificar, con lo que se garantiza la integridad del mismo, así como la identidad de la persona que firma.

Además, la documentación asociada a la firma electrónica sólo puede ser conocida por los usuarios autorizados.

Por otra parte, mejora el día a día en las empresas y administración pública porque:  

• Se trata de una solución respetuosa con el medio ambiente, que permite derrochar menos, y eliminar la necesidad de imprimir. 
• Es portátil ya que se adjunta al documento a firmar. 
• Es perfecta para el trabajo remoto o híbrido, ya que, elimina los desplazamientos y envíos (y la necesidad de tener impresora y/o escáner). 

 Pero, además, las organizaciones que usan firmas electrónicas reportan: 

• Mejora de la seguridad
• Mejora de la productividad y eficiencia
• Mejora de la experiencia de trabajo de las partes implicadas
• Reducción de los tiempos de entrega y cierre de acuerdos
• Mayor agilidad a la hora de recuperar documentos

Regulación en España

En España, como en el resto de Europa, la firma electrónica está definida por el eIDAS. Y también por nuestro ordenamiento jurídico, mediante la aplicación de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre. 

La Ley 6/2020, de 11 de noviembre, amplía servicios electrónicos de confianza, en Administraciones Públicas y  empresas. De este modo, los españoles pueden gestionar de forma online transacciones de todo tipo, desde abrir una cuenta bancaria a realizar trámites administrativos. Cabe recordar que la Ley 6/2020 ha derogado a la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, para evitar incompatibilidades con el Reglamento eIDAS (que es de aplicación directa).