Signature électronique : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Entre les déplacements et l’attente, les transactions et les signatures sur papier allongent la plupart des processus. La signature électronique a été créée pour rationaliser ces processus et les adapter au monde en ligne.

Dans cet article, nous présentons la définition de la signature électronique, les types qui existent et répondons aux principaux doutes soulevés par ce concept.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Les signatures manuscrites sont des concepts juridiques qui déclarent l’intention d’accepter des conditions générales. La signature électronique qualifiée est exactement la même, mais adaptée au monde en ligne. Elle est donc la version en ligne de la signature sur papier et fait partie du processus de numérisation des tâches quotidiennes.

Une signature électronique est la confirmation électronique que le contenu d’un document est accepté. Cette signature représente un individu et confirme sa volonté d’accepter l’information.

En général, il s’agit d’un concept large, couvrant différents types de moyens électroniques utilisés pour prouver la validité et l’authenticité d’un document.

IMPORTANT

Les différents types de signatures électroniques (examinés ci-dessous) sont adaptés à différents contextes. Toutefois, il est important de garder à l’esprit que seules les signatures électroniques qualifiées (SEQ) ont un effet juridique équivalent aux signatures manuscrites.

Types de signatures électroniques

Selon eIDAS, il existe trois niveaux de signatures électroniques, en fonction du degré d’exigence qu’elles impliquent :

• Signature électronique simple
• Signature électronique avancée
• Signature électronique qualifiée

⚠️ La signature électronique simple (SES) ne garantit pas la sécurité et l’authenticité. Elle doit être superposée.

Examinons ces définitions de plus près :

Signature électronique simple

Une signature électronique correspond à l’indication expresse, sous forme électronique, que le signataire accepte une information donnée. Comme, par exemple, le gribouillage d’une signature transférée sur un support en ligne.

Signature électronique avancée (AdES)

La signature électronique avancée intègre l’utilisation de certificats et de clés cryptographiques. Il s’agit donc d’une signature électronique avancée :

• Il est associé de manière unique au signataire.
• Il identifie sans ambiguïté le signataire.
• Appartient au signataire (le signataire a le contrôle total).
• Indique si des modifications ont été apportées depuis la signature.

Signature électronique qualifiée (SEQ)

Une signature électronique qualifiée doit :

• être associé de manière unique au signataire.
• Identifier sans ambiguïté le signataire.
• appartiennent au signataire (le signataire a le contrôle total).
• Réfléchissez si des modifications ont été apportées depuis la signature.
• Créé par un dispositif de signature qualifié.
• S’appuyer sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques.

→ Un dispositif de signature qualifié est un type de matériel informatique ou de logiciel permettant de créer une signature électronique conforme aux exigences de l’eIDAS. Ces dispositifs peuvent également être utilisés par l’intermédiaire d’un fournisseur, c’est-à-dire que le signataire ne doit pas posséder le dispositif.

→ Les certificats qualifiés sont délivrés par des fournisseurs publics et privés, certifiés qualifiés par l’autorité nationale compétente. Vous pouvez consulter ces fournisseurs ici : Trusted List Explorer

→ De plus amples informations sur ces définitions figurent à l’article 3 d’eIDAS.

Différence entre signature électronique et signature numérique

Les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont souvent utilisés comme synonymes, mais ce n’est pas le cas.

La signature électronique est un concept juridique. Alors que la signature numérique est un concept technique.

Les signatures numériques et les signatures électroniques servent toutes deux à accélérer la signature de documents au sein d’une entreprise. Elles se distinguent toutefois par leur niveau de sécurité et leur finalité.

Les deux options sont valables pour différents types d’applications. Leur principale différence réside dans le niveau de fiabilité et de sécurité qu’elles offrent.Les signatures numériques et les signatures électroniques servent toutes deux à accélérer la signature de documents au sein d’une entreprise. Elles se distinguent toutefois par leur niveau de sécurité et leur finalité.Les deux options sont valables pour différents types d’applications. Leur principale différence réside dans le niveau de fiabilité et de sécurité qu’elles offrent.

Les signatures numériques constituent une meilleure alternative pour la signature de documents juridiques, tels qu’un contrat de location, en raison de leur niveau de précision et d’exactitude. Toutefois, comme indiqué ci-dessus, elle nécessite un certificat numérique et implique donc des coûts plus élevés.

D’autre part, les activités plus basiques, comme les achats en ligne, sont reléguées aux signatures électroniques parce qu’elles exigent l’authenticité, mais ne requièrent pas autant de sécurité.

Plus précisément, qu’est-ce qu’une signature numérique ?

La signature numérique est un type de signature électronique qui offre le plus haut degré d’authentification et donc de sécurité. En effet, la signature numérique est composée de deux clés. Une clé privée, cryptée, qui identifie le propriétaire du fichier, et une clé publique, dérivée de la clé privée, qui sert à vérifier l’authenticité de la signature.

D’une manière générale, une signature numérique diffère des autres types de signatures parce qu’elle est basée sur la cryptographie et qu’elle est liée à un document électronique, délivré par une autorité de certification. En d’autres termes, pour valider son authenticité, une signature numérique nécessite un certificat numérique public. Si elle n’est pas liée à un certificat, elle n’est pas valide. Quant à la signature électronique, rien n’est précisé, puisqu’il s’agit d’une catégorie qui fait référence aux moyens de signer un document électronique ou d’identifier une personne.

→ El ETSI ha desarrollado las firmas digitales AdES y QES de acuerdo con el Reglamento eIDAS.

À quoi sert la signature électronique et quand est-elle utilisée ?

La signature électronique est utilisée pour signer tout type de document en ligne, à distance et en ligne, tel que :

• Accords de confidentialité
• Signature des services
• Assurance
• Contrats de location
• Contrats de travail
• Contrats de vente/achat
• Autorisations
• Formulaires
• Demandes populaires

En particulier, les signatures électroniques qualifiées, qui ont des effets juridiques équivalents à ceux des signatures manuscrites, peuvent être utilisées dans toutes les situations, y compris les situations transfrontalières, par exemple :

• Contrats (achat et vente, emploi, location, assurance, etc.)
• Transactions (commerce électronique, banque en ligne, etc.)
• Formalités administratives (déclarations fiscales, demandes d’actes de naissance, etc.)

Avantages de l’utilisation des signatures électroniques. Pourquoi c’est important

Le monde d’aujourd’hui et de demain est un monde numérique. Le commerce est déjà en ligne, de sorte que les contrats et les documents que nous signions sur papier il y a quelques années ont été transférés dans le nuage.

Les données qu’ils contiennent restent tout aussi confidentielles. Cependant, les dangers et les menaces se sont accrus. Les entreprises et les utilisateurs doivent vérifier la provenance de leurs documents et s’assurer qu’il n’y a pas de modifications ou de risques de falsification.

Grâce à la signature électronique, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour signer des documents. Comme on peut le conclure, cette signature numérise les processus d’entreprise et :

• Réduction des coûts opérationnels (impression, envoi, copie, numérisation, stockage, etc.)
• Gain de temps
• Élimine le risque de perte ou d’égarement
• Édition et partage de documents en un seul clic
• Augmentation de la sécurité des processus
• Améliorer l’expérience de l’utilisateur

Avantages pour les entreprises et l’administration publique

La signature électronique est un outil qui permet d’accélérer les tâches quotidiennes et de réduire les pertes de temps, mais elle se distingue surtout par la sécurité qu’elle offre. Comme nous l’avons dit, le contenu du document électronique signé ne peut être modifié, ce qui garantit son intégrité, ainsi que l’identité du signataire.

En outre, la documentation associée à la signature électronique ne peut être connue que des utilisateurs autorisés.

D’autre part, il améliore la gestion quotidienne des entreprises et de l’administration publique :

• Il s’agit d’une solution respectueuse de l’environnement qui permet de réduire les déchets et d’éliminer le besoin d’impression.
• Il est portable car il est joint au document à signer.
• Il est parfait pour le travail à distance ou hybride, car il élimine les déplacements et les expéditions (et le besoin d’une imprimante et/ou d’un scanner).

 Pero, además, las organizaciones que usan firmas electrónicas reportan: 

• Mejora de la seguridad
• Mejora de la productividad y eficiencia
• Mejora de la experiencia de trabajo de las partes implicadas
• Reducción de los tiempos de entrega y cierre de acuerdos

Réglementation en Espagne

En Espagne, comme dans le reste de l’Europe, les signatures électroniques sont définies par eIDAS. Et aussi par notre système juridique, par l’application de la loi 6/2020 du 11 novembre.

La loi 6/2020 du 11 novembre étend les services de confiance électronique aux administrations publiques et aux entreprises. Les Espagnols peuvent ainsi effectuer en ligne toutes sortes de transactions, depuis l’ouverture d’un compte bancaire jusqu’à la réalisation de procédures administratives. Il convient de rappeler que la loi 6/2020 a abrogé la loi 59/2003, du 19 décembre, sur les signatures électroniques, afin d’éviter les incompatibilités avec le règlement eIDAS (qui est directement applicable).