¿Qué es una herramienta de compliance?

El cumplimiento legal es un reto para cualquier empresa e industria. Se trata de una tarea continua, que no se puede hacer una vez y olvidarse. El mundo avanza, y con él, las normativas y amenazas; por lo que tu empresa ha de adaptarse a los cambios.

Aquí es donde cobran protagonismo las herramientas de compliance o de cumplimiento. Sigue leyendo…

Herramienta de compliance: ¿qué significa?

Las herramientas de compliance son programas de software que automatizan el cumplimiento de requisitos legales, normativos o de seguridad. Entre otros, estos programas informáticos permiten identificar y clasificar riesgos legales, además de establecer mecanismos de prevención, gestión, control y reacción.

El objetivo de las herramientas de compliance es garantizar que organizaciones y empresas se adapten legítimamente y éticamente a las políticas y normativas vigentes.

⚠️ Recuerda que el compliance o cumplimiento comprende un conjunto de procedimientos basados en el cumplimiento de determinadas normativas sin necesidad de ser auditado por terceros.

La importancia de las herramientas de compliance en las empresas

Las herramientas de compliance ayudan a las empresas a mitigar riesgos fiscales y legales, facilitando prácticas y procesos, como el establecimiento de políticas, la detección de prácticas ilegítimas, la prevención, etc.

Apostar por una herramienta de compliance es importante porque puede evitar o prevenir conflictos derivados de actividades financieras, negligencias, malas conductas o falta del cumplimiento de las leyes, entre otras problemáticas. Por lo que, una herramienta de protección es una forma de proteger a la compañía de:

• Multas económicas
• Prohibición temporal de la actividad comercial
• Clausura de la oficina
• Suspensión de la actividad
• Disolución de la persona jurídica
• Inhabilitación de subvenciones y ayudas públicas
• Otras penas

Las herramientas de compliance protegen a las compañías, actúan como mecanismos de defensa.

Beneficios de las herramientas de compliance

La reducción de riesgos en materia fiscal y legal que ofrecen las herramientas de compliance se traduce en los siguientes beneficios:

• Menos problemas legales: una de las principales ventajas de invertir en compliance, es que contribuye a operar y evitar demandas, sanciones y multas.

• Automatización: las herramientas de compliance actuales automatizar tareas repetitivas y tediosas, tradicionalmente manuales, por lo que reducen la carga de trabajo manual y simplifican el día a día.

• Procesos más eficientes: uno de los objetivos de las empresas pasa por el crecimiento. Por medio de las auditorías internas y externas que se realizan, se pueden localizar puntos de mejora y las posibles inconsistencias.

• Mejora la toma de decisiones: la herramienta de compliance también facilita la toma de las decisiones, dado que se tendrá más información y se podrán tomar las decisiones acertadas en materia legal y financiera.

• Mejora la reputación de la empresa: los clientes valoran positivamente a las empresas que apuestan por lo social y lo ambiental. Estos cumplimientos se pueden promocionar y sin duda es una clara ventaja frente a los competidores.

• Mejor comunicación entre el equipo: gracias al uso de una herramienta de compliance, empleados y altos mandos son capaces de enfrentar los riesgos y cumplir con los requisitos de cumplimiento. Todo está perfectamente centralizado, con comunicación plena entre las distintas partes.

Tipos de herramientas de compliance

Las herramientas de compliance todavía son un campo con mucho margen de mejora e innovación. A grandes rasgos, existen tres grandes bloques:

• Plataformas de gestión de cumplimiento multiusos: engloban las herramientas genéricas, válidas para cualquier tipo de empresa o industria. Y, por lo tanto, con un nivel de especialización bajo.

• Herramientas de gestión de cumplimiento específicas de la industria: se adaptan a las necesidades concretas de sectores específicos (por ejemplo, sector salud, fabricación, finanzas, etc.). Implican especialización y se aseguran del cumplimiento de regulaciones, como PCI DSS, HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos), GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) e ISO (Organización Internacional de Normalización).

• Software GRC: conjunto de herramientas de gestión de cumplimiento que facilitan la gestión de riesgos y permiten monitorizar el riesgo de cumplimiento.

Cómo saber si mi negocio necesita una herramienta de compliance

Como hemos comentado en el apartado de beneficios, las herramientas de compliance permiten reducir el trabajo manual, optimizar la implementación, simplificar la monitorización y generar informes más rápido y en tiempo real. Así que, además de tener en cuenta estos beneficios, te recomendamos hacer una auditoría de tu contexto y situación actual para enter si tu negocio necesita una herramienta de este tipo y cómo puede ayudarte a tu caso concreto.

Para entender bien de qué punto partes, deberás identificar y tomar nota de todos los riesgos a los que se expone tu empresa (riesgos pasados, presentes y futuros).

A partir de ahí, deberás analizarlos uno a uno y sería conveniente:

1. Crear un plan de contingencia adaptado a los riesgos identificados
2. Difusión de las normas, políticas y protocolos fijados para asegurarnos de que todo el personal de la empresa esté al tanto de su cumplimiento
3. Monitoreo y prevención (para detectar posibles fallas y aciertos)

Ten en cuenta que cada negocio posee una infraestructura de TI diferente y necesidades de implementación diferentes. Por lo que será muy importante rodearte de un equipo que entienda bien tu negocio y que se especialice en el tipo de cumplimiento que necesitas.

Si necesitas una herramienta de compliance para llevar a cabo tus procesos de KYC, podemos asesorarte.